Czasami potrzebujemy zatwierdzić lub podpisać dokumenty online, ale nie chcemy wydrukować, podpisać odręcznie i ponownie skanować. Podpisywanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego to doskonałe rozwiązanie w tej sytuacji. Jest to wygodne, oszczędza czas i papier. W poniższym artykule przygotowaliśmy prosty poradnik podpowiadający, jak krok po kroku podpisać dokument podpisem elektronicznym.
Krok 1: Poznaj rodzaje podpisów elektronicznych
Zanim przejdziemy do tego, jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym, warto poznać poszczególne rodzaje podpisów. Są trzy główne typy: podpis elektroniczny, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis biometryczny. Podstawowy podpis elektroniczny wystarczy w wielu przypadkach, na przykład podpisując umowy, zgody czy inne mniej formalne dokumenty. Kwalifikowany podpis elektroniczny natomiast jest bardziej zaawansowany, daje większe bezpieczeństwo i może zastępować podpis odręczny w bardziej oficjalnych i ważnych dokumentach. Podpis biometryczny pozwala zaś na weryfikowanie tożsamości poprzez dane biometryczne.
Krok 2: Wybierz narzędzie do podpisywania
Aby dowiedzieć się, jak podpisać dokument podpisem elektronicznym, musisz najpierw wybrać odpowiedni program lub aplikację do podpisywania. Jest wiele dostępnych na rynku, takich jak Adobe Sign, DocuSign czy SignNow – aby wymienić tylko kilka. Wybierając odpowiednie narzędzie, zwróć uwagę na łatwość obsługi, bezpieczeństwo oraz dostępne opcje personalizacji podpisu.
Krok 3: Przygotuj dokument
Zanim zaczniesz podpisywać, upewnij się, że dokument, który chcesz podpisać, jest w odpowiednim formacie – zazwyczaj PDF lub Word. Wiele narzędzi do podpisywania automatycznie konwertuje dokument do odpowiedniego formatu, inne wymagają, abyśmy samodzielnie załatwili tę kwestię.
Krok 4: Załóż konto w wybranej aplikacji
Po wyborze narzędzia do podpisywania należy założyć konto w wybranej aplikacji. Dzięki temu będziesz mógł zarządzać swoimi dokumentami oraz korzystać z dostępnych funkcji podpisu. Niektóre narzędzia oferują darmowe wersje o ograniczonej funkcjonalności, co może być wystarczające dla sporadycznego użytkowania.
Krok 5: Zgoda na podpisywanie
Przed rozpoczęciem podpisywania należy uzyskać zgodę osoby, której jeden (lub więcej) dokumentów będziesz chciał podpisać podpisem elektronicznym. Wysłanie dokumentu do podpisu powinno być równoznaczne z wyrażeniem takiej zgody.
Krok 6: Zidentyfikuj miejsce podpisu
Po załadowaniu dokumentu do narzędzia do podpisywania należy zidentyfikować odpowiednie miejsce na podpis. Większość programów pozwala na kilka opcji, takich jak wstawienie podpisu w określonym miejscu, dodanie go przez metodę “przeciągnij i upuść” lub automatyczne wstawienie w miejscu wskazanym przez znacznik.
Krok 7: Stwórz swój podpis
Następnie należy stworzyć swój podpis. Można to zrobić przez wpisanie swojego imienia i nazwiska, upload podpisu odręcznego zeskanowanego jako obrazu lub rysując swój podpis na wyświetlaczu za pomocą myszki lub palca, jeżeli korzystamy z urządzenia dotykowego. Ważne jest, aby podpis był czytelny i zachowywał charakter własnoręcznego.
Krok 8: Nadaj własności podpisowej
W niektórych przypadkach możemy chcieć dodać dodatkowe informacje dotyczące podpisu, takie jak datę podpisania czy funkcję zawodową danej osoby. Warto sprawdzić, czy wybrane narzędzie oferuje taką możliwość.
Krok 9: Zatwierdź podpis
Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie podpisu i wysłanie do odbiorcy. Zazwyczaj po naciśnięciu przycisku “zatwierdź” lub “podpisz” dokument zostanie podpisany, a my będziemy mogli go pobrać lub przesłać bezpośrednio do odbiorcy z poziomu aplikacji.
Stosując się do powyższych kroków, już wiesz, jak podpisywać dokumenty podpisem elektronicznym. Pamiętaj, że podpis elektroniczny ułatwia i przyspiesza pracę oraz jest świetną alternatywą dla tradycyjnych metod podpisywania dokumentów.
Precyzja i prędkość w podpisywaniu dokumentów
Podpis elektroniczny to wygodne narzędzie, które usprawnia i przyspiesza pracę z dokumentami. Opanowanie umiejętności składania elektronicznych podpisów wymaga wykonania kilku kluczowych czynności:
- Zapoznać się z rodzajami podpisów, takimi jak podstawowy, kwalifikowany i biometryczny.
- Wybrać odpowiedni program lub aplikację do podpisywania, taką jak Adobe Sign, DocuSign czy SignNow.
- Przygotować dokument w odpowiednim formacie – zwykle PDF lub Word.
- Założyć konto w wybranej aplikacji, aby zarządzać dokumentami i korzystać z funkcji podpisu.
- Pamiętać o uzyskaniu zgody drugiej strony na podpisywanie dokumentów elektronicznie.
- Wskazać odpowiednie miejsce na podpis, używając możliwości wirtualnych znaczników czy funkcji “przeciągnij i upuść”.
- Stworzyć swój podpis – przez wpisanie lub rysowanie, czy upload własnoręcznego podpisu.
- Opcjonalnie dodać dodatkowe informacje dotyczące podpisu, takie jak data czy funkcja zawodowa.
- Zatwierdzić podpis i wysłać do odbiorcy w formie elektronicznej.
Śledząc te kroki, w prosty sposób można opanować umiejętność podpisywania dokumentów elektronicznie, oszczędzając czas i zasoby. Podpis elektroniczny stanowi alternatywę dla tradycyjnych metod oraz pobliskiem rapidzkiego postępu technologicznego.
